Новини міністерств

Новини законодавства

Порядок оформлення звернення

   Загальні положення

1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України “Про доступ до публічної інформації“, Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547/2011 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації" та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є департамент з питань будівництва та архітектури Рівненської обласної державної адміністрації (далі – департамент).

2. Публічна інформація, розпорядником якої є департамент – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання департаменту своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні департаменту та його структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до  департаменту або до його структурних підрозділів в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.

4. У разі подання запиту до департаменту  інформація надається згідно з положеннями цього Порядку та з урахуванням вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації“ та Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547/2011 “Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації“.

Персональна відповідальність за забезпечення належного виконання вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" покладається на керівників відповідних структурних підрозділів департаменту (розпорядників інформації).

5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити: прізвище, ім'я, по батькові (найменування - для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є; загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо; підпис  і дату за умови подання запиту в письмовій формі. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити працівник сектору діловодства та кадрової роботи департаменту.

6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, відповідно Закону України “Про доступ до публічної інформації“ є підставою для відмови в задоволенні запиту, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним Законом термін.

7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у заступника головного уповноваженого  з питань забезпечення доступу до публічної інформації департаменту (далі – заступник головного уповноваженого)-  завідувача самостійного сектору діловодства та кадрової роботи департаменту, та на офіційному веб-сайті департаменту.

8. У разі надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання.

                                                                                                   Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

9. Запити щодо надання публічної інформації приймаються департаментом у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 09.00 до 18.15, у п’ятницю – з 09.00 до 17.00). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі не приймаються протягом обідньої перерви (з 13.00  до 14.00).

10. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, отримані за допомогою електронної пошти, по телефону та факсом, подані в усній формі, які адресовані керівництву департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються відповідальною особою, визначеною    додатком  до цього наказу.

11. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву департаменту або департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на електронну адресу департаменту, яка оприлюднюється на веб-сайті департаменту.

12. Запити на отримання публічної інформації, подані в усній формі та за телефоном (який оприлюднюється департаментом у встановленому порядку), які адресовані керівництву департаменту або департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи,  оформляються відповідальною особою, визначеною додатком до цього наказу, за формою запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту.

13. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном до структурних підрозділів  департаменту,  запитувача переадресовують за телефоном відповідальної особи, визначеної додатком  до цього наказу.

14. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою.

15. У разі якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації“, на будь-якій стадії прийому та реєстрації  такого запиту залучається працівник юридичної служби департаменту – уповноважений з питань доступу до публічної інформації департаменту для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа. Про надання юридичного висновку уповноваженим  з питань доступу до публічної інформації департаменту – працівником юридичної служби департаменту  невідкладно проставляється відповідна відмітка: "Підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації“, "Не підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації“.

 Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

16. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 5 цього Порядку не є підставою для відмови у  реєстрації такого запиту.

17. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до департаменту фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження до департаменту наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

18. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву департаменту або департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи реєструються в журналі реєстрації інформаційних запитів, обов’язково фіксується час реєстрації.

19. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації  класифікуються за:

 статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

 територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

 тематикою запиту;

 способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.

20. На прохання запитувача, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку департаменту,  відповідальна особа, визначена додатком  до цього наказу, проставляє реєстраційний номер на другому примірнику запиту, який запитувач залишає собі, або на ксерокопії.

21. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві департаменту.

 Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

22. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву департаменту або департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, внесення пропозицій для вчинення  резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює  спеціаліст сектору діловодства та кадрової роботи департаменту та передає заступникам директора департаменту, начальнику управління капітального будівництва  департаменту, заступнику начальника управління – начальнику планово-виробничого відділу управління капітального будівництва департаменту відповідно до розподілу функціональних повноважень.

23. Після розгляду запити з відповідною резолюцією відповідальною особою, визначеною додатком  до цього наказу, передаються до структурних підрозділів департаменту та  безпосереднім виконавцям, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам департаменту негайно після накладення резолюції.

24.  Структурні підрозділи розглядають запит та готують проект відповіді за підписом  директора департаменту або його заступників відповідно до розподілу функціональних повноважень.

25. Проекти відповідей подаються на підпис у двох примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності додаються копії документів  (як до першого, так і до другого примірників).

26. Термін підготовки відповіді зазначається в журналі реєстрації інформаційних запитів, але не може перевищувати чотирьох робочих днів з дня реєстрації.

27. У разі якщо запит стосується сфери повноважень декількох виконавців, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є виконавець, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).

28. Проект відповіді запитувачу, завізований виконавцем, який готував проект (у разі коли інформацію готували декілька виконавців, проект відповіді візують всі виконавці), а також головним уповноваженим, подається на підпис директору департаменту або його заступникам відповідно до розподілу функціональних повноважень.

29. При наданні відповіді на запит електронною поштою, лист після його підписання та копії відповідних документів, що додаються до нього, скануються і надсилаються запитувачу сектором діловодства та кадрової роботи департаменту.

 30. У разі коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів                          за погодженням із головним уповноваженим.

 31. У разі продовження терміну розгляду запиту виконавець, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження та у відповідності   із пунктом 4.8 цього Порядку.

32. Керівники структурних підрозділів департаменту несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених працівниками  структурного підрозділу  проектів відповідей.

33. Після підписання у директором департаменту та  реєстрації відповідальною особою, визначеною додатком  до цього наказу, відповідь на запит із додатками передається сектору діловодства та кадрової роботи департаменту для невідкладного надсилання запитувачу.

Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів  щодо надання публічної інформації

34. Відповідальними за дотримання термінів розгляду запитів та підготовки відповідей є структурні підрозділи, а також посадова особа, на яку покладено контроль за виконанням, особи, визначені в резолюції керівництва департаменту, та безпосередні виконавці.

35. У разі порушення структурним підрозділом термінів підготовки проекту відповіді запитувачу  працівники сектору діловодства та кадрової роботи департаменту протягом одного робочого дня інформують про цей факт директора департаменту для вжиття відповідних заходів.